Dokumente im Griff – digital, strukturiert und sicher archiviert mit einem DMS, dass sich deinem Alltag in Karlsruhe anpasst
Bringe Ordnung in deine Abläufe und gestalte deine Geschäftsprozesse in Karlsruhe effizient – digital, strukturiert und exakt auf deinen Bedarf abgestimmt. Mit einem flexiblen Dokumenten-Management-System (DMS) zur digitalen Dokumentenverwaltung profitierst du von skalierbaren Funktionen und individuellen Einstellungsmöglichkeiten für dein digitales rechtskonformen Archiv.
Durchdachte Schnittstellen zu gängigen Drittsystemen wie ERP-Software oder Lösungen für die Finanzbuchhaltung ermöglichen eine nahtlose Integration in deine bestehende IT-Landschaft. So wird eine durchgängige Digitalisierung vom Dokument bis zum vollständigen Workflow Realität.
Überfüllte Aktenschränke, zusätzliche Lagerflächen und steigende Archivkosten gehören mit einem digitalen Archiv der Vergangenheit an. Wenn Dokumente systematisch digitalisiert und in einer elektronischen Datenbank abgelegt sind, spart das nicht nur Platz, sondern reduziert auch die Druckkosten und unterstützt eine nachhaltigere Arbeitsweise.
Im Berufsalltag entstehen jeden Tag neue Unterlagen: ob Rechnung, Brief oder PDF. Diese Papier- und Dateimengen effizient zu verwalten, wird immer aufwendiger – besonders, wenn man auf klassische Aktenordner oder verstreute Speicherlösungen setzt. Schnellzugriff? Fehlanzeige! Häufig gehen wichtige Informationen verloren oder landen im falschen Ordner. Noch gravierender: Oft weiß niemand, dass es ein bestimmtes Dokument überhaupt gibt.
Ein Dokumenten-Management-System schafft hier Abhilfe. Es verbessert die Übersicht, spart Suchzeit und sorgt dafür, dass relevante Informationen genau dann griffbereit sind, wenn sie gebraucht werden.
Dank zentraler Ablage und intelligenter Suchfunktionen bietet ein DMS schnellen Zugriff auf sämtliche Dokumente – unabhängig von Format und Ursprung. Alle Inhalte werden in einem einheitlichen System gespeichert, das ortsunabhängig und nutzerabhängig zugänglich ist. So profitieren alle im Team vom gesammelten Wissen.
Durch klare Berechtigungen bleibt der Zugriff auf sensible Daten geschützt, gleichzeitig wird der Informationsfluss im Unternehmen deutlich verbessert.
Ob digital eingehende E-Mail Anhänge, eingescannte Unterlagen oder intern erstellte Dateien – das Dokumenten-Management-System erkennt Inhalte, verschlagwortet sie automatisiert und ordnet sie intelligent zu. Im sogenannten Dokumenten-Pool finden sich alle relevanten Inhalte strukturiert und thematisch sortiert wieder und durchsuchbar bis ins letzte Wort.
Die gemeinsame Ablage erleichtert die Zusammenarbeit und reduziert Fehler durch Mehrfachablagen oder veraltete Dokumentenversionen.
Ein DMS ist eine smarte Lösung zur digitalen Organisation deiner Unterlagen – nutzbar auf PC, Smartphone oder Tablet. Es hilft dir dabei, Ordnung in deine Dokumente zu bringen und den Überblick zu behalten – ganz unabhängig vom Endgerät.
Ergänzend zu den Grundfunktionen des Dokumenten-Management-Systems bieten wir dir eine Reihe praxisnaher Erweiterungen, mit denen du deine Prozesse noch effizienter gestalten kannst.
Du nutzt ein anderes System? Kein Problem. Dank offener Schnittstelle lässt sich das DMS auch an viele weitere Lösungen anbinden. Ob ERP, CRM oder branchenspezifische Tools – wir entwickeln für dich die passende Verbindung
Ein weiteres Highlight: Die die künstliche Intelligenz (KI) übernimmt die Erkennung und Klassifizierung deiner Belege. Egal ob:
Die KI analysiert die Inhalte automatisch, extrahiert relevante Angaben (z. B. Betrag, Lieferant, Rechnungsdatum) und ordnet sie der passenden Buchungskategorie zu. Du sparst nicht nur Zeit, sondern reduzierst auch Fehlerquellen und behältst stets den Überblick. Die KI-Lösung ist auf deutschen Servern gehostet und DSGVO konform – – die Verarbeitung der Daten findet ausschließlich in Deutschland statt.
Wir unterstützen dich dabei, deine Dokumentenverwaltung auf digitale Beine zu stellen. Von der Einrichtung und individuelle Anpassung bis hin zur Mitarbeiterschulung – wir kümmern uns um alles. Gemeinsam entwickeln wir eine durchdachte Ablagestruktur, die genau zu deinen Abläufen passt.
Wir werfen gemeinsam einen Blick auf deine bisherigen Ablagestrukturen und entwickeln darauf basierend ein passendes Dokumenten-Management-System, das Ordnung schafft und dir die tägliche Arbeit deutlich erleichtert.
Die digitale Lösung wird direkt in deine bestehende IT-Landschaft eingebunden und sorgen für eine unkomplizierte und reibungslose Umstellung auf den papierlosen Arbeitsalltag.
Damit alle Mitarbeitenden sicher und effizient mit dem neuen DMS arbeiten können, übernehmen wir die Schulung.
Auch nach der Einführung sind wir für dich da: Mit regelmäßiger Wartung, persönlichem Support und Anpassungen, wenn sich deine Anforderungen ändern.
Unser klarer Tipp: Setze von Anfang an auf eine cloudbasierte Lösung. Denn damit bist du nicht nur ortsunabhängig und flexibel, sondern auch technisch auf der sicheren Seite. Sollte es zu einem Brand, Einbruch oder Wasserschaden kommen, sind deine Daten nicht betroffen – sie liegen sicher in einem zertifizierten Rechenzentrum. So schützt du dein Unternehmen bestmöglich vor Datenverlust und Ausfallzeiten.
Du bevorzugst trotzdem ein lokales System in Karlsruhe? Auch das ist möglich – etwa, wenn du die volle Kontrolle über deine IT-Infrastruktur behalten möchtest. Wichtig ist dann allerdings eine regelmäßige Datensicherung und ein professionelles Sicherheitskonzept, um einen vergleichbaren Schutz zu gewährleisten.
Dann vereinbare jetzt dein persönliches Beratungsgespräch.
Ruf uns direkt an unter 06205/3790470 oder füll das Kontaktformular aus – wir melden uns schnellstmöglich bei dir zurück.
Überfüllte Aktenschränke, zusätzliche Lagerflächen und steigende Archivkosten gehören mit einem digitalen Archiv der Vergangenheit an. Wenn Dokumente systematisch digitalisiert und in einer elektronischen Datenbank abgelegt sind, spart das nicht nur Platz, sondern reduziert auch die Druckkosten und unterstützt eine nachhaltigere Arbeitsweise.
Zwar erfordert das Einscannen der Unterlagen anfangs einen gewissen Zeitaufwand. Der langfristige Nutzen überwiegt jedoch deutlich: Digitale Dokumente gehen nicht verloren, sind revisionssicher archiviert und lassen sich blitzschnell per Suche finden. So können Teams standortübergreifend auf Informationen zugreifen, gemeinsam an Inhalten arbeiten und sogar auf ältere Dokumentenversionen zurückgreifen.
Dann ruf uns direkt an unter 06205/3790470 oder füll das Kontaktformular aus – wir melden uns schnellstmöglich bei dir zurück.